5 Tipps für einen produktiven Arbeitsplatz

Dein Arbeitsplatz ist der Ort, an dem du einen großen Teil des Tages verbringst.

Hier entsteht die Wertschöpfung und auch wichtige strategische Entscheidungen fallen hier jeden Tag. Es sollte also ein Ort sein, an dem du dich wohl fühlst. Wenn du Unternehmer bist dann hast du nicht nur Verantwortung für dich selbst und dein Unternehmen, sondern auch für dein Team. Der Anspruch an einen produktiven Arbeitsplatz sollte also nicht nur für dich, sondern für das ganze Team gelten.

Auch für mich war die Rolle des Arbeitgebers eine neue Herausforderung und ist es immer noch. Darum möchte ich mit dir meine 5 Tipps für einen produktiven Arbeitsplatz teilen. 

1. Circle of Safety

Ich bin der festen Überzeugung, dass produktives Arbeiten und ganz besonders kreatives Schaffen, einen Ort bedingt, an dem man sich wohl und sicher fühlt. Simon Sinke nennt das in seinem Buch „Leaders Eat Last“ den Circle of Safety.

Er erklärt sehr anschaulich die Rolle, die EDSO – Endorphine, Dopamin, Serotonin, Oxytocin – bei der Schaffung eines Circle of Safety spielt, in dem wir arbeiten. Wenn wir verstehen, wie diese Neurochemikalien zusammenarbeiten, können wir sichere und erfüllende Umgebungen schaffen, in denen der Einzelne einen bedeutenden Beitrag zu einer inspirierenden Vision leisten kann. Was sich im ersten Moment sehr chemisch anhört, ist ein praktischer Leitfaden auf wissenschaftlicher Basis.

Nur wer Freude an dem hat, was er tut, kann sich frei entfalten, über sich hinauswachsen und Besonderes schaffen.

Mein erster Tipp betrifft also weniger einen physischen Ort, sondern bezieht sich auf die Führung, das Arbeitsklima und die Werte und Visionen eines Unternehmens. Der eigene Schreibtisch ist der Ort, an dem du all das erschaffen und erleben kannst. 

2. GTD Getting Things done

Schon wieder ein Buch, oder vielmehr ein praktischer Helfer für deinen ganz persönlichen Alltag. Diesen wertvollen Buchtipp habe ich vor einiger Zeit von Ralf Jentzen (Coactiv Consulting) erhalten.

David Allen beschreibt sehr praxisnah, wie ich die Dinge geregelt kriege (Getting Things Done)

Es ist ein fantastischer Ansatz um die Aufgaben, Ideen und Herausforderungen des Alltags zu sortieren, in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und zu erledigen. Ich halte mich nicht zu 100% an all die Ideen und Konzepte, aber es gibt zwei ganz essenzielle Ansätze, die ich übernommen habe und die mir ungemein helfen.

Ich schreibe alle Ideen, Aufgaben und Impulse auf und sortiere sie. Das hilft mir im Alltag sehr. OneNote ist für mich das optimale Tool für diese Aufgabe. Sowohl am Rechner im Büro als auch mobil auf dem Smartphone. OneNote synchronisiert sich ständig und ich habe immer alle Ideen und Konzepte zur Hand.

Auch die Idee zu diesem Beitrag haben ich so festgehalten und nun ausgearbeitet.

Die 5-Minuten-Regel (oder 3 oder 2) hilft auch sehr. Dauert es weniger als diese kurze Zeit, erledige es direkt. Wie umfangreich man alle Kategorien des Buchs umsetzt, muss man für sich selbst in der Praxis testen. Besonders schön ist es, dass das Buch den Leser in der Umsetzung begleitet und man sofort loslegen kann. Das habe ich von Anfang an getan und es war für mich eine Bereicherung – beruflich und privat. Vielleicht hilft es dir auch für deine Produktivität am Arbeitsplatz.

3. Im Voraus planen

Ich versuche jeden Tag und jede Woche im Voraus zu planen. Das hilft mir dabei mich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und ist auch eine fantastische Vorbereitung auf das Daily StandUp-Meeting. Es gibt mir Struktur und einen Leitfaden, an dem ich mich im Alltag orientieren kann.

Nach Möglichkeit plane ich die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag spätestens am Abend vorher. Auch hier nutze ich OneNote zur persönlichen Tages- und Wochenplanung.

Ich lasse mich im Alltag oft ablenken. Sei es durch mein Handy, das E-Mailpostfach oder einen Anruf. Das ist nicht die Umgebung die ich als einen produktiven Arbeitsplatz beschreiben würde. Mein persönlicher Tagesplan hilft mir dabei, mich immer wieder auf die wichtigen Punkte zu konzentrieren.

Projekte planen wir natürlich, für alle zugänglich in der Projektmanagement Software.

4. Projektmanagement Software

Aus meiner Zeit als Angestellter kenne ich die Nachteile dezentraler Lösungen und Projektmanagement via Zettel und selbst geführten Word- und Excel-Listen noch sehr genau. Ohne Agentursoftware wird jedes Projekt und jede Deadline zwangsläufig zu einer tickenden Zeitbombe. Das Teams ist nie auf dem gleichen Informationsstand und auch die Prozesse von Angebots- bis Rechnungserstellung können ohne gute Softwarelösung zur Qual werden.

Die Agentursoftware ist das Herzstück jeder Agentur. Das gilt für das Team genauso, wie für die Führung. Für mich ist eine professionelle Softwarelösung für das Projektmanagement ein essenzieller Schlüssel für einen produktiven Arbeitsplatz. Hierzu habe ich schon einen eigenen Beitrag mit dem Titel „Professionelle Agentursoftware für das Projektmanagement“ verfasst.

5. Daily Standup-Meeting

Teamwork, Feedback, Brainstormings und Teammeetings sind fester Bestandteil des Agenturlebens. Aber sie kosten auch eine Menge Zeit die produktiv verloren geht. Gerade lange Meetings mit Diskussionen, die sich in Details verlieren, zu ungeplanten Brainstormings ausufern oder nur einen Teil der Teilnehmer betreffen, kennt mehr oder weniger jeder von uns. Im schlechtesten Fall geht man als Chef mit einer langen to do Liste und ohne Klarheit für das Team aus einem solchen Meeting. Das ist nicht zielführend.

Das Daily Standup-Meeting ist ein neues Konzept, bringt frischen Wind und sorgt so für einen produktiven Arbeitsplatz und eine erfolgreiche Meetingkultur. Auch hierzu gibt es schon einen ausführlichen Beitrag mit dem Titel “ Daily Standup-Meeting„

Mein eigener Arbeitsplatz

Die 5 Tipps für einen produktiven Arbeitsplatz sind weniger physisch, als mehr Konzepte und Ideen eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der man produktiv arbeiten kann. Trotzdem möchte ich dir auch einen Blick hinter die Kulissen geben und dir den Arbeitsplatz zeigen, an dem auch dieser Beitrag hier entstanden ist. (Ja, ich habe natürlich vorher aufgeräumt)

Der Schreibtisch ist ein Einzelstück das Mike für mich angefertigt hat. Noch mal vielen lieben Dank für dieses fantastische Stück.

Überraschung, ich bin kein Apple-Jünger, sondern liebe mein Microsoft Surface Book. Hier ein kleiner Überblick über meine Hardware am Arbeitsplatz:

• Dell UltraSharp 49″
• Surface Book mit Intel® Core™ i7
• Surface Dock
• Logitech MX Master 2s
• CHERRY Stream 3.0 – USB Keyboard
• Formgut Schreibtischunterlage Filz (80 x 40)
• Amazon Echo
• braindinx Notebook

Ich hoffe der Artikel war hilfreich für dich und ich konnte dir ein paar Tipps auf dem Weg zum produktiven Arbeitsplatz geben. Vielleicht hast du mit dem Blick hinter die Kulissen auch ein paar gute Eindrücke gewinnen können. Wenn du Idee oder Vorschläge zu dem Thema hast, dann schreib mir doch gerne.