Daily Standup-Meeting

Mit dem Daily Standup-Meeting zu mehr Fokus und zielgerichteter Kommunikation

Hintergrund

Was ist die effizienteste Form der Kommunikation und Meeting Kultur für die Arbeit im Team?

Als Geschäftsführer der braindinx GmbH habe ich die Verantwortung für ein kreatives Team von mittlerweile fast 10 Personen. Meetings und die Organisation des Projektworkflows gehören von Anfang an zu einer der Herausforderungen im Agenturalltag für mich.

Das Rückrad der Agentur bildet unsere Agentursoftware ProSonata in der wir Projekte verwalten, Zeiten erfassen und auch die gesamte FiBu abbilden. Jeder Mitarbeiter hat hier Zugang und kann seine Projekte verwalten. Das ersetzt aber nicht die Kommunikation im Team.

Teamwork, Feedback, Brainstormings und Teammeetings sind fester Bestandteil des Agenturlebens. Aber sie kosten auch eine Menge Zeit die produktiv verloren geht. Gerade lange Meetings mit Diskussionen, die sich in Details verlieren, zu ungeplanten Brainstormings ausufern, oder nur einen Teil der Teilnehmer betreffen, kennt mehr oder weniger jeder von uns. Im schlechtesten Fall geht man als Chef mit einer langen to do Liste und ohne Klarheit für das Team aus einem solche Meeting. Das ist nicht zielführend.

Meine Erfahrungen mit Meetings

Ich habe im Laufe der Jahre und mit wachsendem Team verschiedene Modelle für Meetings getestet. Ziel war es immer das gesamte Team gut informiert und produktiv zu halten.

Das Montags-Meeting

Der Wochenstart ist eine tolle Gelegenheit zu planen, Aufgaben zu verteilen und fokussierter zu Arbeiten. Die Idee ist natürlich nicht neu, sondern entspricht der klassischen Meeting-Kultur in vielen Büros.

Woran ist es gescheitert?

Der organisatorische Aufwand für das Meeting lag letzten Endes bei mir, was eher ein Problem der Delegation und Führung ist. Eine klare Agenda und ein Zeitfenster gab es auch nicht. So musste ich Freitags immer etwas Zeit einräumen um das Meeting vorzubereiten. Manchmal wurde daraus dann doch der Montag morgen. Dann natürlich eher halbherzig. Die Außnahme von der Regel unterbrach die Routine und führte schleichend zum Ende. Urlaub, Krankheit oder Termine sind die gängigsten Gründe gewesen.

Das Team Frühstück

Um das Montags-Meeting wieder zu beleben und einen kleinen Benefit zu schaffen, habe ich das Team Frühstück ins Leben gerufen. Grundgedanke war der selbe wie beim Montags-Meeting nur mit dem Bonus der Frühstücksrunde. Da sich das Konzept nicht grundlegend geändert hat, scheiterte auch diese Meetingkultur nach einiger Zeit.

Woran ist es gescheitert?

Es führte im Kern zu noch längeren Meetings mit weniger greifbaren Ergebnissen. Es spricht und schreibt sich auch nicht sehr gut am Frühstückstisch. Für ein lockers Brainstorming sicher schön, für regelmäßige Meetings eher nicht. Vor- und Nachbereitung, Arbeitszeit und Kosten für die Verpflegung machten das Konzept zusätzlich einfach unwirtschaftlich für die Agentur.

Das Meeting auf Führungsebene

Was soll ich sagen. Mit der Erkenntnis das Montags-Meetings und Team-Frühstück nicht wirklich zielführend waren, startete ich in Runde drei. Kompakter und in kleinerer Runde. Die Ergebnisse waren besser, aber insgesamt immer noch wicht wirklich optimal. Mit wachsendem Team macht es einfach Sinn eine zweite Führungsebene zu etablieren. Wir sind aktuell in einer Zwischengröße. Also noch etwas zu klein für die zweite Führungsebene, aber zu groß um als Unternehmer alles alleine zu koordinieren. Ich arbeite daran und halte dich gerne zu meinen Erfahrungen auf dem Laufenden.

Auch diese Form des Meetings hat die zuvor genannten Probleme mit sich gebracht. Kein Wunder denn auch dieser Ansatz ist nicht wirklich anders. Wir setzen dieses Meeting aber bei Bedarf auch weiterhin ein.

Wie kann man Meetings dann produktiver gestalten?

Das Daily Standup-Meeting. Ein neues Konzept bringt frischen Wind.

Das Daily Standup-Meeting ist keine klassische Statusbesprechung oder ein längeres Meeting, sondern eine Einsatzplanung für den aktuellen Tag. Es ist eine Einsatzbesprechungen für effektive Teamarbeit.

Das Ziel ist es, dem gesamten Team einen Überblick über den aktuellen Projektstand zu ermöglichen. So ist allen klar, woran aktuell gearbeitet wird und Aufgaben können priorisiert werden.

Ablauf des Daily Standup-Meeting

• Alle Teilnehmer sollten stehen
• Zeitrahmen 15 Minuten
• Täglich, immer zur gleichen Zeit
• Jeder Teilnehmer kommt gut vorbereitet zum Meeting
• Jeder Teilnehmer kommt zu Wort
• Diskussionen werden vermieden und ggf. auf einen späteren Zeitpunkt vertagt