Professionelle Agentursoftware für das Projektmanagement

Meine Erfahrungen mit professioneller Agentursoftware für das Projektmanagement

Als ich Ende 2014 den Entschluss zur Gründung der braindinx GmbH gefasst habe, gab es eine Reihe von Herausforderungen und Fragen zu klären. Ein ganz wichtiger Punkt auf meiner Liste war die Agentursoftware für das Projektmanagement.

Ich kannte die Nachteile dezentraler Lösungen und Projektmanagement via Zettel und selbst geführten Word- und Excel-Listen zur Genüge. Ohne Agentursoftware wurden Projekte und Deadlines zwangsläufig aus den Augen verloren und Teams waren nie auf dem gleichen Informationsstand. Auch die Prozesse von Angebots- bis Rechnungserstellung können ohne gute Softwarelösung zur Qual werden.

Die Agentursoftware ist das Herzstück jeder Agentur. Für mich war also klar, dass ich meine Agentur auf einer professionellen Softwarelösungen aufbauen wollte. Aber welche Software ist die richtige?

Die Suche nach der passenden Agentursoftware

Also habe ich mich auf die Suche nach einer Software für das Projektmanagement begeben. Es sollte eine Lösung sein, die speziell für Kreative und Agenturen ausgelegt ist.

Der Markt bietet hier eine Fülle von Angeboten und Softwarelösungen für das Projektmanagement. Doch gerade als Gründer, mit begrenztem Budget, haben mich viele Preise und Modelle abgeschreckt. Teilweise waren Preise auch gar nicht zu recherchieren, wenn man nicht in den direkten Kontakt und eine Demo- oder Angebotsanfrage eingestiegen ist. Meiner Erfahrung nach ein Indikator dafür, das zunächst mit Leistung und nicht mit dem Preis überzeugt werden soll. Das ist grundsätzlich nicht falsch, aber bei der Suche nach einer guten und kostengünstigen Lösung bereits ein Ausschlusskriterium.

Das Angebot ist trotzdem riesig. Aktuell existieren rund 30 verschiedene Agentursoftware-Anbieter in Deutschland.

Hier ein kleiner Auszug der bekanntesten Anbieter:

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Anforderungen an die Agentursoftware

Mit wachsender Agentur haben sich meine Anforderungen an die Agentursoftware noch einmal verändert, aber zum Start waren besonders folgende Leistungen wichtig für mich:

• Projektverwaltung
• Kontaktverwaltung
• Faktura
• DATEV Schnittstelle

Das sind relativ überschaubare Anforderungen die fast jede Agentursoftware leistet. Die allermeisten Lösungen können wesentlich mehr und das wirst du später vielleicht auch benötigen. Du solltest also auch im Blick haben, wie sich die Kosten gestalten wenn dein Team und deine Anforderungen wachsen. Wo liegen die Kosten pro Mitarbeiter? Was kosten Zusatzmodule?

Meine Erfahrungen mit ProSonate

Ich habe mich zur Gründung der braindinx GmbH für ProSonata, einer Agentursoftware der von Bopp Medien GmbH & Co.KG entschieden.

Im Vergleich zu den Marktbegleitern, war das Preis-Leistungs-Verhältnis bei ProSonata wirklich unschlagbar. Es ist aber nicht nur die sehr faire Preispolitik die bei ProSonata überzeugt.

Der Startschuss zur Entwicklung der ProSonata Agentursoftware geht auf das Jahr 2010 zurück. Thorsten Bopp, heutiger Geschäftsführer und ein Entwickler der Software, hatte bereits viele Jahre Agenturerfahrung gesammelt – und kannte das Leid der damals verfügbaren Lösungen.

Ich habe mit ProSonata eine Agentursoftware gefunden, die alle Bedürfnisse unserer Agentur auch im Wachstum nachhaltig abdeckt. Die Software ist skalierbar, intuitiv und wird ständig weiterentwickelt. Im Fall der Fälle, ist der Support schnell, lösungsorientiert und persönlich. Mehr kann ich mir für mein Team und meine Agentur nicht wünschen.

Die Agentursoftware ProSonata umfasst in der Basis folgende Leistungen

• Projektverwaltung
• Zeiterfassung
• Projektaufgaben
• Angebote und Rechnungen
• Abo-Rechnungen und Mahnungen
• Fremdkosten und Projektauswertung
• Kontaktverwaltung
• Notizen
• Analysen und Berichte
• Benutzer und Benutzergruppen
• Dateiverwaltung
• Direkter Versand per E-Mail
• API & Integrationen
• Export von Datensätzen

Optionale Erweiterungsmodule der Agentursoftware

• Projektkorrespondenz
• Projektgruppen und Sammelrechnungen
• Projektplan und Ressourcen
• Lieferscheine
• CRM

ProSonata läuft ohne Installation webbasiert auf Mac, PC und Tablets.

Kosten und Umfang

Aktuell nutzen wir das ProSonata Agentursoftware und Faktura Paket für 10 Benutzer mit allen Basisfunktionen, SSL-Zugang und täglichem Backup. Wir nutzen die Zusatzmodule „Projektplan und Ressourcen“ sowie „Lieferscheine“. Somit belaufen sich unsere Kosten für die gesamte Projektsoftware auf 50 EUR/Monat.

Die Basisversion für einen Benutzer gibt es schon für 8 EUR/Monat und mit einem Aufpreis von 1 EUR/Monat pro Erweiterungsmodul.

Fazit zu ProSonata

Besonders positiv ist die enorme Zeitersparnis im Workflow. Vom Angebot zur Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung ist es jeweils nur ein Klick. Auch Angebote sind mit individuellen Textbausteine schnell und professionell erstellt. Der Direktversand per E-Mail funktioniert ebenfalls perfekt.

Wenn man einen Nachteil finden möchte, dann ist es vielleicht die Optik. Bei ProSonata stehen der Workflow und die Funktionalität im Fokus. Dadurch sieht die Software eher technisch und konservativ aus und nicht so modern und leicht wie manch ein Marktbegleiter. Das sollte aber nicht das wichtigste Kriterium für die Wahl der Agentursoftware sein.

Aus der eigenen Erfahrung kann ich ProSonata gerade für Gründer und kleinere Agentur empfehlen.

Welche Software nutzt du? Wie sind deine Erfahrungen? Schreib mir gerne.

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